Questions de procédures dématérialisées

Comment répondre par voie électronique à un marché public ?

Mise à jour : 15 avril 2016

L'avis de marché et les documents de la consultation précisent les particularités de la réponse dématérialisée que l'acheteur public attend. Cependant, le candidat à un marché doit fournir les mêmes informations et se conformer à la législation des marchés publics quel que soit le mode de transmission.

Comment constituer son dossier de candidature et d'offre ?

Sur la forme, l'acheteur public peut demander l’utilisation de certains formulaires, élaborés par la direction des affaires juridiques des ministères financiers. Il s’agit notamment du :

  • DC1 ou lettre de candidature - habilitation du mandataire par ses co-traitants,
  • DC2 ou déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement,
  • DC4 ou déclaration de sous-traitance.

Ceux-ci sont régulièrement mis à jour et disponibles, accompagnés d’une notice d’utilisation, sur le portail de l'économie et des finances nouvelle fenêtre. Il convient de vérifier que les formulaires utilisés sont ceux qui sont en vigueur.

En plus de ces formulaires, l'acheteur public détaille généralement dans les documents de la consultation et/ou dans l'avis de marché ce qu'il souhaite voir figurer dans les dossiers de candidature et d'offre des soumissionnaires Soumissionnaires Personne physique ou morale, publique ou privée, qui présente une offre dans le cadre d'une procédure de marché public. .

Quel format de fichiers utiliser ? 

L'acheteur public peut, dans les documents de la consultation, indiquer ses préférences. Dans ce cas, il vaut mieux les respecter pour que leur offre soit examinée dans les meilleures conditions.

Si l'acheteur public ne précise aucune préférence, il faut utiliser des formats courants et largement disponibles, comme par exemple :

  • les formats bureautiques libres (de type Open Office) ou propriétaires Microsoft (Word, Excel, etc.),
  • le format PDF,
  • le format propriétaire DWG ou DWF pour les plans ou dessins techniques,
  • les formats JPG, PNG ou TIFF/EP pour les photographies et les images,
  • les formats MP3 ou WAV pour les fichiers sonores,
  • le format MPEG-4 pour les vidéos.

Certains profils d'acheteurs imposent, lors du dépôt d’une « réponse express », que les fichiers soient compressés dans un seul dossier.

Il est généralement recommandé d’éviter les fichiers exécutables (*.exe), de désactiver les macros et de veiller à nommer les fichiers de façon explicite.

Comment se passe la transmission de la candidature et de l'offre ?

La totalité des documents de la candidature doit être transmise avant l’ heure limite fixée par l'acheteur public. Si la transmission est commencée avant l’heure limite, et se termine après, l’offre sera considérée comme hors délai. Il est recommandé de commencer la transmission des documents le plus tôt possible.

Les profils d’acheteurs ne limitent généralement pas la taille des documents déposés. Néanmoins, plus les fichiers sont lourds et plus l’envoi prend de temps, en fonction du débit de connexion. Il est nécessaire de prendre également en compte le temps utile pour la signature des fichiers, la compression des documents et l’envoi.

Le profil d’acheteurs envoie une confirmation de la réception du dossier dématérialisé par courriel. Il est donc indispensable de fournir, lors de l’inscription, une adresse courriel valide et régulièrement consultée. Si aucun message n’est reçu, il faut considérer que la transmission n’a pas aboutie et recommencer. Néanmoins, vérifier d’abord dans les courriers indésirables (spams) de la messagerie.

Si, après avoir déposé la candidature et l'offre, l’entreprise candidate se rend compte qu’elle a fait une erreur ou qu’elle souhaite modifier le contenu de sa réponse, elle peut encore le faire, autant de fois que nécessaire, tant que la date et l'heure limites ne sont pas dépassées. Dans ce cas, il faut déposer un nouveau pli complet de la même façon. Le premier sera intégralement rejeté par l'acheteur public, sans être ouvert, et seul le second sera pris en compte. C’est pourquoi il ne faut pas déposer dans un second temps les seules pièces complémentaires ou modificatives. Le nouveau dossier doit contenir l’intégralité des documents.

La candidature et l'offre transmises électroniquement sont-elles confidentielles ?

L'acheteur public garantie la confidentialité des candidatures et des offres. C’est le profil d’acheteurs qui assure cette fonctionnalité. Les dossiers de candidature et d'offre sont en effet chiffrées (ou cryptées) au moment de leur envoi, c’est-à-dire que les informations envoyées sont codées à l’aide d’une clé secrète produite par un algorithme cryptographique. Seul l'acheteur public dispose de la clé de déchiffrement associée. La confidentialité est donc garantie jusqu’au moment où les données sont déchiffrées.

Une fois le pli électronique ouvert, et comme pour les plis papier, l'acheteur public respecte la législation sur le secret industriel et commercial, la vie privée, et le secret professionnel.

Pour en savoir plus, consultez le guide d'aide à la passation des marchés publics dématérialisés nouvelle fenêtre de l'Observatoire économique de l'achat public.