Comment répondre à un marché public ?

Conseils d'acheteurs publics pour éviter les erreurs

Mise à jour : 27 mai 2016

Basés sur l’expérience d’acheteurs publics, ces conseils ont pour objectif d’éviter les erreurs couramment commises par les candidats qui répondent à un marché public.

Vérifier la date limite et l’heure de réception des offres

La première chose qui est vérifiée par l'acheteur public, c’est que l’offre a été reçue dans le délai maximum prévu dans l'avis de marché ou/et les documents de la consultation. Une offre envoyée avant l'expiration du délai mais réceptionnée après, sera considérée comme hors délai.

S'informer également des horaires d'ouverture du service et s'assurer du bon fonctionnement de ses outils informatiques si l'on répond par voie électronique : connexion internet, certificat de signature électronique, etc. En cas de dysfonctionnement informatique ou si le temps de téléchargement est allongé par des documents lourds, l'acheteur public ne pourra pas accorder de dérogation.

Après le dépôt d’un pli électronique, consulter sa messagerie pour vérifier la bonne réception de la candidature et de l'offre.

Lire tous les documents fournis par l'acheteur public

Lire attentivement l' avis de marché et les documents de la consultation pour connaître précisément les besoins de l'acheteur. Les documents de la consultation, en particulier, contiennent tous les informations utiles pour élaborer sa candidature et son offre. Certains acheteurs publics fournissent même un cadre de réponse, des formulaires pré-remplis, etc.

L'acheteur peut éliminer une candidature qui ne contiendrait pas toutes les pièces demandées.

Voir aussi le guide de constitution du dossier d'offre et de candidature.

Ne pas hésiter à poser des questions à l'acheteur public

Pendant la mise en concurrence, les contacts sont limités pour respecter l'égalité de traitement entre les entreprises candidates et la transparence de la procédure. Cependant, pour obtenir des informations complémentaires, il est possible de poser des questions à l'acheteur public avant la date limite et l’heure indiquées dans l'annonce ou/et les documents de la consultation.

Poser ses questions par écrit (courriel, télécopie ou sur le profil d'acheteurs Profil d'acheteurs Site internet qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de marchés publics et les met à disposition des acheteurs publics et des entreprises candidates. Également appelé plate-forme, salle des marchés, service de dématérialisation.

), pour des raisons de transparence et de traçabilité.

Les profils d'acheteurs disposent justement d’une rubrique où poser des questions et où les acheteurs répondent, pour que tous les candidats puissent avoir accès aux mêmes informations. Dès lors qu’une réponse peut apporter une connaissance spécifique ou un avantage à un candidat pour la compréhension du besoin, l’ensemble des candidats doit en être informé.

Ne pas modifier les documents de la consultation

Ne modifier pas les documents de la consultation, sinon l'offre serait considérée comme irrégulière. Par exemple, ne pas joindre ses propres conditions générales de vente, surtout si elles sont différentes de celles qui sont demandées.

Vérifier les prix des prestations proposées

Le prix des prestations ou des fournitures que le candidat s'engage à fournir doit être dans son annexe financière.

Les prix de l’annexe financière doivent être identiques à ceux indiqués dans le reste de l'offre.

Vérifier les tarifs hors taxe et toutes taxes comprises.

Anticiper l’acquisition ou vérifier la date de validité de la certificat de signature électronique

Pour signer une offre électronique, il faut disposer d'un certificat de signature électronique. La signature électronique a les mêmes caractéristiques et la même valeur juridique que la signature manuscrite. Le certificat est donc nominatif et son titulaire doit avoir la capacité d'engager la société ou doit disposer d'une délégation de pouvoir.

Si le candidat possède déjà un certificat de signature électronique, vérifier sa date de validité et s'il répond pour la 1re fois à un marché par voie électronique, anticiper la demande parce que son obtention peut prendre plusieurs jours.

Constituer un dossier de candidature a un coût mais le « copier-coller » peut coûter plus cher

Toute réponse à un marché public se compose de deux parties :

  • la candidature qui permet d’évaluer la capacité du candidat à répondre au marché (chiffre d'affaires total de l’entreprise sur les 3 derniers exercices disponibles et la part correspondant à l’objet du marché, moyens humains, etc.) ;
  • l’offre qui permet d’évaluer la réponse au besoin exprimé par l'acheteur public (prix, délais d'exécution, moyens spécifiques mis en œuvre pour la réalisation de la prestation demandée, etc.).

Vérifier que les 2 parties du dossier sont adaptées et personnalisées par rapport aux besoins de l'acheteur public.

En cas d’erreur, déposer un nouveau dossier complet

Pour compléter ou modifier son offre, envoyer ou déposer un nouveau pli contenant l’intégralité des documents de la réponse et non pas les seules pièces complémentaires ou modificatives.

Si plusieurs dossiers sont successivement transmis, par voie électronique ou sur support papier, seul le dernier déposé, avant la date limite et l’heure indiquées dans l'avis de marché ou les documents de la consultation, sera pris en compte.

Signer électroniquement chaque pièce du dossier de réponse

Un certificat de signature électronique est l’équivalent numérique d'une signature manuscrite. C’est pourquoi tous les documents qui auraient été signés à la main dans le cadre d’une procédure papier, doivent l'être électroniquement dans le cadre d’une procédure dématérialisée. Consulter donc les documents de la consultation et/ou l'avis de marché pour savoir quels documents l'acheteur public souhaite voir signés.

Dans une procédure électronique, l'acheteur public peut rejeter un pli si :

  • il contient un document papier signé à la main et scanné,
  • tout le pli compressé (ZIP) est signé électroniquement.

Document réalisé en collaboration avec le pôle « Commande publique » de la DILA.